Política de controles internos

1. INTRODUÇÃO

A presente Política de Controles Internos estabelece as diretrizes que orientam a estruturação, a implementação, o monitoramento e a avaliação dos controles internos da AuthPay, em conformidade com a regulamentação aplicável às Instituições de Pagamento e com as boas práticas de governança corporativa.

Os controles internos têm como finalidade assegurar a eficiência e a efetividade no uso dos recursos, a confiabilidade das informações financeiras, operacionais e gerenciais, o cumprimento das normas legais, regulatórias e internas, bem como a mitigação dos riscos relevantes, de forma compatível com o porte, a natureza, a complexidade das operações e o perfil de risco da AuthPay.

Os controles internos compreendem mecanismos destinados a assegurar a confiabilidade das informações, a conformidade regulatória, a mitigação de riscos e a pronta identificação, comunicação e correção de deficiências, nos termos da regulamentação vigente.

2. OBJETIVO

Estabelecer os princípios, diretrizes, responsabilidades e processos relacionados aos controles internos da AuthPay, de modo a assegurar:

• o desempenho eficiente e efetivo das atividades desenvolvidas;

• a confiabilidade, integridade e tempestividade das informações financeiras, operacionais e gerenciais utilizadas no processo decisório;

• o cumprimento das disposições legais, regulamentares, políticas internas e códigos aplicáveis;

• a identificação tempestiva, a comunicação adequada e o tratamento efetivo de deficiências nos controles internos;

• a mitigação dos riscos identificados no âmbito da gestão de riscos e da PLD/FT.

3. ABRANGÊNCIA

Esta Política aplica-se a todos os administradores, diretores, colaboradores, parceiros, prestadores de serviços e terceiros relevantes, na medida em que suas atividades impactem os processos, os controles internos e o perfil de risco da AuthPay.

4. BASE LEGAL E NORMATIVA

Esta Política foi elaborada em conformidade com a legislação e a regulamentação aplicáveis às Instituições de Pagamento, em especial:

• Resolução BCB no 260, de 22 de novembro de 2022, que dispõe sobre os sistemas de controles internos das instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil;

• Resolução BCB no 3.978, de 23 de janeiro de 2020, que dispõe sobre a política, os procedimentos e os controles internos voltados à prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo;

• demais normas, circulares, comunicados e orientações expedidos pelo Banco Central do Brasil aplicáveis aos sistemas de controles internos.

5. DEFINIÇÕES E CONCEITOS

I – Controles Internos
Conjunto de políticas, procedimentos, práticas e mecanismos destinados a assegurar o desempenho, a confiabilidade das informações, a conformidade regulatória e a mitigação de riscos.

II – Deficiência de Controle Interno
Falha, fragilidade ou ausência de controle que possa resultar em erro, irregularidade, fraude, descumprimento normativo ou exposição indevida a riscos.

6. PRINCÍPIOS DOS CONTROLES INTERNOS

Os controles internos da AuthPay observam, no mínimo, os seguintes princípios:

• proporcionalidade ao porte, à complexidade e ao modelo de negócios da instituição;

• abordagem baseada em risco;

• segregação de funções, sempre que possível;

• formalização, rastreabilidade e transparência dos processos;

• responsabilização pelas atividades de controle e pelas ações corretivas;

• integração com a gestão de riscos, compliance e PLD/FT.

É vedado o estabelecimento de metas de desempenho que incentivem a assunção de riscos em desacordo com os níveis definidos pela Diretoria.

A AuthPay mantém compromisso formal com a ética e a integridade, observando os princípios e diretrizes estabelecidos em seu Código de Ética ou documento equivalente, o qual é amplamente divulgado e aplicável a administradores, colaboradores e terceiros relevantes.

7. ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS

A AuthPay mantém sistema de controles internos compatível com seu porte e perfil de risco, integrado à sua estrutura de governança.

7.1 Diretoria

Compete à Diretoria da AuthPay:

• aprovar esta Política e suas revisões;

• supervisionar a adequação e a efetividade dos sistemas de controles internos;

• definir os níveis de apetite e tolerância a riscos;

• deliberar sobre deficiências relevantes e respectivos planos de ação;

• assegurar a disponibilização de recursos adequados para os controles internos.

7.2 Compliance

Compete à função de Compliance:

• zelar pelo cumprimento das normas legais, regulatórias e internas;

• apoiar a implementação, a manutenção e a revisão dos controles internos;

• monitorar a aderência dos processos às políticas internas;

• reportar tempestivamente à Diretoria deficiências relevantes identificadas.

As atividades de PLD/FT integram o sistema de controles internos, observadas as diretrizes específicas aplicáveis.

7.3 Gestão de Riscos

A função de Gestão de Riscos apoia os controles internos por meio da:

• identificação e avaliação contínua dos riscos internos e externos;

• análise da adequação dos controles existentes;

• recomendação de melhorias nos controles internos.

8. PROCESSO DE CONTROLES INTERNOS

A AuthPay adota processo contínuo, estruturado e proporcional de controles internos, integrado à gestão de riscos e às atividades de compliance.

8.1 Identificação de Processos, Riscos e Controles

Os processos críticos devem ser identificados considerando atividades operacionais, administrativas, tecnológicas e regulatórias. A identificação deve considerar, inclusive, o potencial de ocorrência de fraudes, conflitos de interesse e riscos sociais, ambientais e climáticos.

8.2 Implementação das Atividades de Controle

Os controles internos podem incluir, entre outros:

• políticas e procedimentos formais;

• sistemas de aprovação, autorização e validação;

• registros, verificações e reconciliações;

• controles sistêmicos e tecnológicos;

• controles físicos de ativos, quando aplicável;

• revisões e acompanhamentos por níveis gerenciais adequados.

8.3 Monitoramento da Efetividade

A efetividade dos controles internos deve ser monitorada de forma contínua ou periódica.

O monitoramento considera:

• falhas ou deficiências identificadas;

• limites de exposição e situações de não conformidade;

• resultados de revisões internas, testes ou fiscalizações;

• mudanças relevantes no ambiente operacional ou regulatório.

8.4 Comunicação e Tratamento de Deficiências

Os colaboradores devem comunicar tempestivamente aos níveis gerenciais adequados:

• problemas nas operações;

• situações de não conformidade;

• violações de políticas internas, do Código de Ética ou de disposições legais e regulamentares.

As deficiências identificadas devem ser formalmente registradas, avaliadas quanto à sua criticidade e tratadas por meio de medidas corretivas tempestivas, com definição de responsáveis e prazos, acompanhadas até sua efetiva resolução.

Quando aplicável, indícios de fraude devem ser objeto de apuração adequada, com adoção das medidas corretivas cabíveis e reporte à Diretoria.

9. SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES E CONFLITOS DE INTERESSE

A AuthPay observa o princípio da segregação de funções entre atividades de execução, controle e tomada de decisão.

As situações potenciais de conflito de interesses são identificadas, monitoradas e revisadas periodicamente, de forma proporcional à estrutura da instituição.

Quando a segregação plena não for possível, são adotados mecanismos mitigadores, tais como supervisão direta da Diretoria, registros formais das decisões e revisões periódicas independentes.

10.INFORMAÇÃO, COMUNICAÇÃO E SISTEMAS

A AuthPay mantém canais de comunicação efetivos que asseguram aos colaboradores, conforme o nível de atuação, acesso a informações compreensíveis, confiáveis, tempestivas e relevantes para o desempenho de suas atividades.

Os fluxos de informação asseguram que objetivos, estratégias, políticas e procedimentos definidos pela Administração sejam adequadamente comunicados, e que informações relevantes sejam compartilhadas entre as áreas.

As informações internas são devidamente registradas, mantidas e protegidas por sistemas de informação confiáveis, com medidas de segurança, rastreabilidade e monitoramento, incluindo trilhas de auditoria adequadas.

11.REGISTROS, EVIDÊNCIAS E REPORTE

Os controles internos, suas execuções, revisões e correções devem ser devidamente documentados.

As evidências devem ser mantidas de forma organizada e disponíveis para fins de supervisão, auditoria ou fiscalização.

Informações relevantes sobre a efetividade dos controles internos, deficiências identificadas e medidas corretivas adotadas devem ser reportadas à Diretoria.

12.REVISÃO, ATUALIZAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Política deve ser revisada, no mínimo, anualmente, ou sempre que ocorrerem alterações relevantes:

• na legislação ou regulamentação aplicável;

• na estrutura organizacional, processos ou modelo de negócios;

• no perfil de risco da AuthPay;

• em decorrência da identificação de deficiências relevantes nos controles internos.

As revisões e atualizações devem ser submetidas à aprovação da Diretoria da AuthPay.

A presente Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Diretoria, permanecendo válida até que nova versão seja